advidesk ist kein Mandantenportal mit ein paar Kanzleifunktionen und keine Kanzleisoftware mit Mandantenlogin. Jedes Modul ist für beide Seiten gebaut.
| Modul | Für den Mandanten | Für die Kanzlei |
|---|---|---|
| BelegeFoto, Mail oder Upload – jeder Beleg landet im Posteingang, wird erkannt und geht an DATEV. | Kassenbon fotografieren, Rechnung weiterleiten, fertig. Kein Sammeln, kein Nachreichen. | Belege kommen mit Betrag, Datum, Lieferant und Belegtyp an. Freigabe in einem Klick, Upload in DATEV Unternehmen online. |
| BuchhaltungBWA, offene Posten und Kontenblätter aus DATEV – live im Portal, ohne PDF-Versand. | Wie läuft mein Geschäft? BWA, Umsatz und offene Rechnungen jederzeit am Handy. | Monatsabschluss mit Prüfregeln, Rückfragen direkt am Beleg, Abschluss-Freigabe mit einem Klick. |
| Lohn & PersonalMitarbeiter anlegen, Lohnläufe vorbereiten, digitale Personalakte – DATEV und Addison angebunden. | Neuen Mitarbeiter im geführten Assistenten erfassen, Stunden und Zuschläge melden, Abrechnungen abrufen. | Vollständige Stammdaten je Beschäftigungsart, Import aus Vorsystemen, Übergabe an das Lohnprogramm. |
| KI & AutomatisierungBelegerkennung, Buchungsvorschlag, lernende Lieferantenvorlagen, Desktop-Agent – europäisch betrieben. | Belege kommen ohne Abtippen an. Der Desktop-Agent schiebt Rechnungen aus einem Ordner automatisch ins Portal. | Werte, Belegtyp und Buchungsvorschlag mit Konto und Steuerschlüssel liegen vor. Die Kanzlei bestätigt, statt zu erfassen. |
| DokumenteDas DATEV-DMS als Mandantenordner: freigegebene Dokumente, Volltextsuche, Steuerbescheide. | Jahresabschluss, Bescheide und Verträge an einem Ort – durchsuchbar, nicht in Mailanhängen. | Sichtbarkeit je Ordner und Status steuern. Was freigegeben ist, sieht der Mandant sofort. |
| Aufgaben & ChecklistenJahresabschluss-Checklisten, Rückfragen und Fristen als Aufgaben mit klarer Zuständigkeit. | Eine Liste statt zehn E-Mails. Was fehlt noch, bis wann, und wer kümmert sich. | Zuständige werden aus der Mandantenzuständigkeit gesetzt. Nichts geht im Postfach verloren. |
| UnterschriftenVollmachten, Verträge und Erklärungen digital unterschreiben – rechtssicher, ohne Drucker. | Auf dem Handy unterschreiben, Kopie liegt automatisch im Dokumentenordner. | Vorlagen, Erinnerungen und Nachweise in einem Fluss. Kein Scannen von Unterschriftenseiten. |
| NachrichtenSichere Kommunikation im Portal, mit Bezug zu Beleg, Aufgabe oder Dokument. | Frage stellen, Antwort bekommen – am richtigen Beleg, nicht in einem losen Mailverlauf. | Rückfragen mit Kontext, Ansprechpartner je Fachbereich, alles nachvollziehbar. |
| Onboarding & StammdatenNeue Mandanten in Minuten: Stammdaten erfassen, in DATEV anlegen, Rechte vergeben. | Einmal ausfüllen, Kanzlei prüft. Änderungen später selbst nachpflegen. | Anlage in DATEV Stammdaten direkt aus dem Portal, Prüfung als Audit-Aufgabe. |
Das DMS der Kanzlei wird zum Mandantenordner. Freigegebene Dokumente erscheinen automatisch, mit Volltextsuche über OCR, Jahres- und Monatsfilter, Steuerbescheide inklusive. Welche Ordner und Status der Mandant sieht, steuert die Kanzlei je Mandant.
Jahresabschluss-Checklisten, fehlende Unterlagen, Fristen: alles wird zur Aufgabe mit Zuständigem und Termin. Der Zuständige kommt aus der Mandantenzuständigkeit der Kanzlei, niemand muss verteilen. Der Mandant sieht seine Liste, die Kanzlei den Stand aller Mandanten.
Vollmachten, Verträge, Einwilligungen: als Vorlage hinterlegen, an den Mandanten senden, auf dem Handy unterschreiben. Erinnerungen laufen automatisch, die unterschriebene Fassung landet im Dokumentenordner.
Rückfragen stehen am Beleg, an der Aufgabe oder am Dokument, nicht in einem losen Mailverlauf. Ansprechpartner je Fachbereich, Lesebestätigung, alles nachvollziehbar und DSGVO-konform im Portal statt per E-Mail.
Betrag, Datum, Lieferant, Belegtyp, E-Rechnung nach ZUGFeRD und XRechnung. Personenbezogene Daten werden vor der Analyse maskiert, die Verarbeitung läuft in der EU. Die Erkennung ist standardmäßig aus und wird je Mandant aktiviert. Lieferantenvorlagen lernen aus Korrekturen.
Personenkonten werden aus DATEV übernommen und im Portal gepflegt. Aus Kreditor, Profil und Geschäftsvorfall entsteht ein Buchungsvorschlag mit Konto und Kostenstelle, den die Kanzlei nur noch bestätigt.
Angebote, Aufträge und Rechnungen mit Mahnwesen und wiederkehrenden Rechnungen. Shopify-Bestellungen laufen per Konnektor ein. Zahlungen per Mollie.
Auslöser und Aktionen ohne Programmierung: Erinnerungen, Aufgaben aus Ereignissen, Sperren vor dem Abschluss. Prüfregeln blockieren, was nicht sauber ist, und sagen, warum. Das QM-Center zeigt, welche Regeln gegriffen haben.
Eigene Instanz je Kanzlei in Deutschland. Rollen und Rechte je Benutzer und Mandant, Einladungscodes, Passkeys, Passwort-vergessen ohne Support. Logo und Farbschema der Kanzlei, Klick-Tutorial für neue Nutzer.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Weg vom Kassenbon bis DATEV, Lohn-Onboarding und Mandantenkommunikation. Ohne Folien, im echten System.